1、会场布置：
⑴场地准备：一个开放的自由的场地，4一5人一桌，营造自由随意之氛围；会场前部为主持人单独准备一桌两椅，至少一个白板架及白板纸若干；
⑵会议用具：每桌备大白板纸3一5张，A4纸10张及便利贴5打、黑蓝红三色水彩记号笔各一支。投影仪和话筒以及墙面海报（世界咖啡汇谈方式的介绍、本次汇谈主题等）；
⑶茶点准备：在会场某一角落准备巧克力、小饼干、薄荷糖、咖啡、可乐、茶、水等休闲茶点，参会者可以自由取用。
2、人员要求：
一般情况下要超过12个人以上参加，人数太少不能够搜集更多不同的思想，确定参加人员的专业性和多样性。要关注那些会提出独特视角的参与者。跨专业跨学科人才能够带来多样化的思维，多样化的思维可以孕育出丰富的见解和发现。
3、时间要求：最少90分钟以上。时间太少不能有效的整合思想。
